Lannach/Österreich, 12. August 2011. Wer kennt das nicht: Man leistet jede Menge Überstunden, und trotzdem wird der Arbeitsberg größer statt kleiner. Häufig sind es dabei gerade die kleinen Arbeiten und die Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten. Tatsächlich kann man sein Zeitmanagement mit einigen einfachen Maßnahmen schon wesentlich optimieren. KOI (http://www.koisolutions.com), das Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem, hat fünf Tipps für effizientes Arbeiten zusammengestellt.
1. Multitasking vermeiden
In vielen Stellenausschreibungen wird Multitasking als Anforderung genannt, doch tatsächlich ist diese als so wichtig eingestufte Fähigkeit kontraproduktiv. Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn nur in geringem Umfang dazu fähig ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten.* Tatsächlich ist Multitasking unproduktiv, es führt zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress.
Wer effektiv arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration einer einzigen Aufgabe widmen, und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Aufgabe zuwenden. Denn genau das bedeutet Konzentration: seine gesamte Aufmerksamkeit auf eine Sache zu fokussieren.
2. Perfektionismus vermeiden
Perfektionismus in allen Details hemmt. Gerade hier gilt: Man sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren und beurteilen, was wirklich dringend und wichtig ist. Bei einem internen Dokument, das nur zwei weitere Kollegen betrifft, ist beispielsweise eine optimale Textformatierung nicht notwendig.
Es gibt ein einfaches Mittel, um Perfektionismus einzudämmen: man sollte sich einfach bei jeder Aufgabe die Frage stellen, ob der Arbeitsaufwand in einer vernünftigen Relation zum Nutzen steht und dementsprechend seine Zeit einteilen.
3. Unangenehme und schwierige Aufgaben zuerst bearbeiten
Wahrscheinlich hat jeder von uns einen inneren Schweinehund, der einen manchmal dazu bringt, unangenehme Aufgaben aufzuschieben - das Problem dabei besteht jedoch darin, dass genau diese Aufgaben häufig auch die wichtigsten sind.
Man sollte daher das, was einen am meisten zögern lässt, gleich zu Beginn des Tages erledigen. Anschließend fühlt man sich erleichtert, weil man das Schlimmste schon hinter sich hat und man kann sich ohne schlechtes Gewissen anderen Aufgaben widmen.
4. Ablenkungen minimieren
Telefonklingeln, Ablenkungen durch Kollegen, Nachrichten auf Facebook, Kundenanfragen per Chat und ständig kommen neue E-Mails herein - all das hält uns von produktiver, fokussierter Arbeit ab.
Hier gibt es nur eine Lösung: Man muss sich Freiräume schaffen. Wenn man an einer anspruchsvollen Aufgabe konzentriert arbeiten will, empfiehlt es sich, den Anrufbeantworter anzuschalten, das E-Mail-Programm zu beenden und zudem die Kollegen darüber zu informieren und dann die Bürotüro zu schließen. So ist man zwar nicht ständig erreichbar, aber wesentlich produktiver.
5. Konzentration auf ein System
Mit intelligenten IT-Lösungen lassen sich viele Abläufe im Büro optimieren. Doch je mehr Software man nutzt, desto unübersichtlicher wird es. Daher ist es ratsam, nicht viele verschiedene Software-Programme zu nutzen, sondern sich auf ein System zu konzentrieren.
Fürs Büro empfiehlt sich eine einzige Software, mit der man all seine Dokumente und Aufgaben verwalten kann und mit der man zudem gemeinsam mit seinen Kollegen an seinen Projekten arbeiten kann. Die ist mit dem Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI (http://www.koisolutions.com) möglich. Ein weiterer Vorteil von KOI: Die Software funktioniert auf Basis der Cloud-Technologie, daher kann man mit ihr überall und jederzeit auf seine Dokumente und Aufgaben zuzugreifen - egal, ob mit dem PC im Büro, dem MAC zu Hause, dem iPhone oder einem Android Handy von unterwegs.
KOI (http://www.koisolutions.com) ist ein intuitiv bedienbares Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem, mit dem sich Projekte klar und einfach strukturieren lassen. Das Programm basiert auf dem "Getting Things Done"-Gedanken, der es ermöglicht, mit der täglichen Informationsflut besser umzugehen. Bei KOI handelt es sich um eine auf der Cloud-Technologie basierende Software, die unabhängig vom Betriebssystem und Endgerät funktioniert. Mit KOI kann man somit zu jeder Zeit von jedem Ort auf seine Daten zugreifen - egal ob vom Windows-PC, Mac, iPad, Android Handy oder vom iPhone. Regelmäßige Softwareupdates und Dokumentenbackups sorgen für die nötige Sicherheit.
KOI ist ein Angebot der Comm-Unity EDV GmbH aus Prof.-Rudolf-Zilli-Str. 4, A-8502 Lannach (Österreich). Weitere Informationen unter http://www.koisolutions.com
Comm-Unity EDV GmbH/ KOI
Thomas Stark
Prof.-Rudolf-Zilli-Str. 4
8502 Lannach
+49 30/257620518
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