Mit rund 10.000 Mitgliedern ist das Versorgungswerk der Zahnärztekammer Nordrhein (VZN) das größte rein zahnärztliche Versorgungswerk Deutschlands. Entsprechend hoch sind auch die Anforderungen an die eingesetzte Verwaltungssoftware. Das VZN entschied sich deshalb für eine Ablösung seiner alten Lösung und vertraut seitdem auf die Branchensoftware unitop Versorgungswerk der GOB Software & Systeme aus Krefeld. Es profitiert dadurch von einem deutlich reduzierten manuellen Aufwand in der Mitglieder- und Rentnerverwaltung sowie attraktiven Synergieeffekten im Bereich der Weiterentwicklungskosten.
Alterssicherung der Mitglieder, Schutz bei Berufsunfähigkeit sowie Versorgung von Hinterbliebenen - das sind die Kernaufgaben des Versorgungswerks der Zahnärztekammer Nordrhein (VZN) mit Sitz am Seestern in Düsseldorf.
Der Zahn der Zeit
Vor der Implementierung von unitop Versorgungswerk arbeitete das VZN mit einem permanent weiterentwickelten, in seinem Ursprung aber fast 30 Jahre alten Verwaltungsprogramm. "Wir stießen aufgrund der veralteten Dateistrukturen aber zunehmend an Grenzen - eine Weiterentwicklung war kaum noch möglich", beschreibt Wolfgang Prange, Abteilungsleiter Leistungs- und Beitragsabrechnung beim VZN, die Ausgangssituation. So waren Anpassungen von Berichten sowie Änderungen in der Programmierung, z.B. bei Satzungsänderungen, nur mühsam umzusetzen und dauerten immer verhältnismäßig lange. Darüber hinaus waren viele Arbeitsabläufe nur unzureichend automatisiert - es waren zahlreiche manuelle Eingriffe notwendig. "Ziel war es deshalb, eine moderne Software einzuführen, die alle Arbeitsbereiche und Prozesse der Mitgliederverwaltung eines Versorgungswerks integriert abdeckt", erklärt Prange.
Die Anbieterauswahl
Um die optimale Lösung zu finden, arbeitete das VZN eng mit einem Berater aus dem Umfeld der zahnärztlichen Standesorganisationen zusammen, zusätzlich war auch der Wirtschaftsprüfer von Anfang an in das Projekt involviert. Der Auswahlprozess beinhaltete einen umfangreichen und professionellen Scan des gesamten Softwaremarktes für Versorgungswerke sowie Gespräche mit verschiedenen Anbietern. Dabei wurde auch die Option einer Individualentwicklung diskutiert, aber schnell wieder verworfen. "Ein Standardprodukt bietet uns eine höhere Investitions- und Zukunftssicherheit sowie eine größere Unabhängigkeit", so Prange. Dem Versorgungswerk war es allerdings wichtig, zukünftig auf eine branchenspezifische Lösung zurückzugreifen. Die Auswahl fiel deshalb auf die Microsoft Dynamics NAV basierte Lösung unitop Versorgungswerk der GOB. "Die angebotenen Funktionalitäten und das Preis-Leistungs-Verhältnis haben uns letztendlich überzeugt. Darüber hinaus waren auch die Erfahrung und Größe des Anbieters sowie die angebotene Einführungsmethodik und die Supportstrukturen Pluspunkte", fasst Prange zusammen. Zusätzlicher Vorteil: Die Softwarelösung wird gekauft und nicht wie bei anderen Anbietern lediglich auf Mietbasis zur Verfügung gestellt. Das schafft Transparenz und gibt die Sicherheit, dass sensible Daten das Haus nicht verlassen.
Integrierte und automatisierte Prozesse
Seit der Implementierung von unitop Versorgungswerk greift das VZN auf ein Komplettpaket zurück, das alle Anforderungen zuverlässig in einer Softwarelösung abdeckt: von der Mitglieder- und Rentnerverwaltung über das Arbeitgeber- sowie Zahlstellenmeldeverfahren bis hin zu den Rentenbezugsmitteilungen. Dabei profitiert das Versorgungswerk von integrierten und vor allem automatisierten Abläufen. Damit reduziert sich der manuelle Arbeitsaufwand deutlich, so z.B. im Bereich der Arbeitgebermeldungen. Ein weiterer Vorteil ist die Office-Integration und auch das Thema Archivierung wird umfassend abgedeckt. Aktuell wird darüber hinaus eine Wertpapierverwaltung umgesetzt. Im Bereich der Finanzbuchhaltung setzt das VZN aktuell noch auf seine alte Lösung, diese wurde per Schnittstelle an das neue System angebunden. Allerdings gibt es Überlegungen, auch hier zukünftig auf Microsoft Dynamics NAV zu setzen. Denn die Software verfügt, im Gegensatz zu anderen Softwarelösungen, über eine vollintegrierte und testierte Finanzbuchhaltung, mit der Versorgungswerke die Nebenbuchhaltung, aber auch die komplette Hauptbuchhaltung abbilden können. "Natürlich stellt die Einführung einer neuen Lösung immer auch eine Herausforderung für die Mitarbeiter dar - vor allem wenn man bedenkt, wie lange wir die vorherige Software im Einsatz hatten. Trotzdem ist das Feedback durchweg positiv", fasst Prange zusammen.
Ein Partner mit Erfahrung und Branchenbezug
Mit dem Verlauf der Zusammenarbeit ist das VZN sehr zufrieden, wie Prange unterstreicht: "Dank eines professionellen Projektmanagements und regelmäßiger Reviews lagen wir jederzeit optimal im Zeitplan." Dabei machten sich auch die umfangreichen Erfahrungen der GOB bei der Ablösung von Altsystemen bezahlt: Eine komplette Datenübernahme stellte der Software- und Systemintegrator durch entsprechende Werkzeuge zur Konvertierung sicher - so war ein schneller und nahtloser Übergang gewährleistet. "Die Umstellung auf unitop verlief reibungs- und fehlerlos", blickt Prange zurück. Alle Monatsläufe funktionierten auf Anhieb korrekt, auch die Sonderfälle.
Weiterer Pluspunkt: Das VZN profitiert von Synergieeffekten. "Unsere Branchenlösung für Versorgungswerke ist derzeit bei insgesamt 13 Versorgungswerken im Einsatz und basiert zudem auf unserer Verbands- und Kammerlösung, auf die rund 160 Organisationen vertrauen. Entsprechend verteilen sich anfallende Weiterentwicklungskosten, wie beispielsweise aktuell bei dem Zahlstellenmeldeverfahren, immer auf mehrere Schultern", erklärt Murat Gökyar, Verantwortlicher für Versorgungswerke bei der GOB. Darüber hinaus sorgen regelmäßig stattfindende Round Tables für einen Know-how-Transfer zwischen den Versorgungswerken. "Wir sind uns sicher, die richtige Entscheidung getroffen zu haben und eine sinnvolle Investition in die Zukunft getätigt zu haben", unterstreicht Prange. Denn neben den bereits beschriebenen Optimierungen erzielt das VZN auch im Bereich der Investitions- und Zukunftssicherheit eine deutliche Verbesserung: Microsoft Dynamics NAV stellt als eine der weltweit führenden Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen und Organisationen ein absolut zukunftssicheres System dar. So garantiert Microsoft für die Softwarelösung die Weiterentwicklung und den Support im Rahmen des "Extended Support" für zehn Jahre.
Der Software- und Systemintegrator GOB wurde 1965 gegründet und beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeiter. Seit 1997 ist die GOB Navision Partner und bietet umfassende Branchenlösungen für mittelständisch strukturierte Unternehmen und Organisationen, die auf Microsoft Dynamics NAV basieren. Über 500 Kunden mit Handels-, Fertigungs- und Logistikschwerpunkt, Unternehmen der Stahlwirtschaft sowie gemeinnützige und nichtgemeinnützige Organisationen profitieren von dem vollintegrierten
GOB Lösungskonzept unitop.
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