Sechs Millionen Belege: Einfach gesucht - schnell gefunden
Stuttgart, 14. Juli 2011 - Die TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG, ein international erfolgreicher Werkzeughersteller, musste aus Kapazitätsgründen seine vorhandene Archivlösung Easy Enterprise.i auf die neue Generation Easy Enterprise.x migrieren. Dieses Projekt war wegen der zahlreichen Standorte und rund sechs Millionen Belege eine technische und organisatorische Herausforderung, bei der das Unternehmen von dem Stuttgarter DMS-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH unterstützt wurde.
Der Werkzeughersteller TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG in Wendlingen ist die Dachgesellschaft für die Marken Festool, Protool, Tanos und Schneider. Das Unternehmen ist weltweit in 58 Ländern erfolgreich, beschäftigt 2.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erzielt 340 Millionen Euro Umsatz.
Grenzen erreicht
Mit dem zunehmenden Firmenwachstum stieß die vorhandene Archivlösung Easy Enterprise.i an ihre Grenzen. "Derzeit kommen jedes Jahr rund 600.000 Belege hinzu - Tendenz steigend. Da wir mit Enterprise.i sehr zufrieden waren, lag es nahe das Archiv nun auf die neue Generation auszubauen, die uns neben mehr Leistung auch zusätzliche Funktionen bietet", erklärt Dr. Günther Ritter, der als Leiter für das Migrationsprojekt verantwortlich zeichnete.
Komplexe Migration
Bei der komplexen Aufgabe sechs Millionen deutsche und internationale Belege aus sieben Jahren fehlerfrei in ein neues Archiv zu überführen und dabei die Prozesse zu optimieren, wurden zwei IT-Mitarbeiter von TTS von den DMS-Spezialisten der CTO Balzuweit GmbH unterstützt.
Die neue DMS-Lösung umfasst 42 logische SAP-Archive mit allen SAP-relevanten Belegen, wo sie allen 500 SAP-Nutzern für den Zugriff zur Verfügung stehen. Das Speichervolumen beträgt fünf Terabyte.
Einfach gesucht - schnell gefunden
Die Bedienung des neuen Easy Enterprise.x ist einfach: Sucht ein Mitarbeiter den Reparaturauftrag "4711123", ruft er als SAP-Nutzer den Auftrag im SAP ab. Die Archiv-Software hat den SAP-Beleg mit den zugehörigen Originaldokumenten verknüpft und liefert diesen in Sekundenschnelle auf den Monitor. Mitarbeiter ohne SAP-Lizenz können über den Easy Web-Client nach dem Dokument suchen.
Durch den integrierten xView-Server lässt sich jedes Dokument seitengenau ansehen, ohne es komplett herunterladen zu müssen. So verringert sich der Datenverkehr und der User erhält nur die Informationen, die er wirklich braucht.
Das Projekt ist aber noch nicht zu Ende: Derzeit arbeitet CTO gemeinsam mit TTS an der Einführung einer medienbruchfreien Archivierung elektronischer Dokumente aller Art mittels der CTO Software clarc officeCapture.
Die CTO Balzuweit GmbH (ehemals KG) wurde im Januar 1990 von Peter Balzuweit gegründet und beschäftigt sich seit 1993 mit dem Thema Document Related Technologies in den Bereichen Beleglesung, Workflow und Archivierung. Hier bestehen strategische Partnerschaften mit namhaften Anbietern (z. B. mit der EASY SOFTWARE AG). Seit über zehn Jahren ist CTO im Umfeld von SAP R/3 tätig und hat auch in diesem Segment erfolgreich zahlreiche Projekte im Bereich ArchiveLink und BusinessWorkflow realisiert. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 18 Mitarbeiter.
CTO Balzuweit GmbH
Beate Frey
Lautlinger Weg 3
70567 Stuttgart
+49 711 718639-161
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