Wohin mit der täglichen Papierflut im Büro? Die Lösung heißt: Digitale Archivierung von Papierdokumenten und elektronischen Daten.
Pinneberg Jeder kennt das Problem aus dem Büroalltag: Die Papierflut, die täglich auf Unternehmen einstürzt, wird immer größer. Und jedes Papierdokument wird nach der Bearbeitung in Ordnern abgelegt.
Bei 97 Prozent der kleineren und mittleren Unternehmen erfolgt das auf die alte, herkömmliche Weise. Die Unterlagen werden in Ordnern und Akten verstaut und bis zu zehn Jahren aufbewahrt. Das ist zeit- und kostenintensiv, von möglichen Fehlerquellen bei der Ablage und dem enormen Platzbedarf ganz abgesehen.
"Wir bieten gerade kleineren Unternehmen eine einfache, kostengünstige Alternative zu herkömmlichen Archivierungsmethoden: Die digitale Dokumentenarchivierung mit BvLArchivio (http://www.brueckner-gmbh.de/bvlarchivio/index_bvlarchivio.html)", meint Harald Gläser, Vertriebsleiter bei der Brückner Systemhaus für Datentechnik GmbH in Pinneberg bei Hamburg.
"BvLArchivio ist eine Komplettlösung aus Hardware und Software. Untergebracht in einer kleinen Box mit den Abmessungen 30 x 40 x 30 cm", erläutert Gläser weiter.
Diese elektronische Archivierungssystem (http://www.brueckner-gmbh.de/bvlarchivio/index_bvlarchivio.html) wir in jede vorhandene EDV-Landschaft eingebunden, ohne Installationsaufwand oder Veränderungen in der IT-Struktur. BvLArchivio bietet die Möglichkeit, die Inhalte von 20.000 Aktenordnern oder fünf Millionen Seiten zu speichern. Revisionssicher, verschlüsselt gesichert und den gestzlichen Anforderungen von Handels- und Steuerrecht entsprechend.
Die Vorteile der digitalen Archivierung liegen auf der Hand:
- Da die Papieroriginale nach der Archivierung vernichtet werden, entfällt der Platzbedarf für Ordner oder Aktenschränke.
-Die digitale Dokumentenarchivierung nimmt nur Sekunden in Anspruch und kann von jedem EDV-Arbeitsplatz aus durchgeführt werden.
-Auch das Heraussuchen von digital gespeicherten Dokumenten beansprucht nur zehn Sekunden, ebenfalls von jedem Arbeitsplatz aus.
-Die Archivierung entspricht den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Aufgrund der Einsparungen durch Beschleunigung der Arbeitsabläufe und Kostenersparnis für Papier und manuelle Ablagesysteme finanziert sich BvLArchivio von alleine. Ein weiterer Aspekt für den Einsatz der digitalen Archivierung ist die Datensicherheit. Fremdzugriffe auf Firmendaten sind durch die digitale Verschlüsselung unmöglich.
Unser Unternehmen, 1955 als Personengesellschaft gegründet, entwickelte sich in den letzten 30 Jahren vom Anbieter von Bürotechnik zum Softwarehaus, das sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von Warenwirtschaftssystemen spezialisiert hat.
24 Mitarbeiter sind heute in den Bereichen Software-Entwicklung, technischer Kundendienst, Software-Support, Kundenunterstützung, Vertrieb und Verwaltung tätig. Es stehen Vertriebspartner in Bayern, Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen zur bundesweiten Betreuung unserer Kunden zur Verfügung.
Unternehmensphilosophie ist es, dem Kunden eine umfassende Beratung und Betreuung aus einem Hause zu bieten. Das heißt, von der Auswahl der Hardware bzw. Planung der Netzwerklösung über die Installation, die Schulung und den Support inkl. Hotline bis hin zur Finanzierung hat der Kunde in uns den kompetenten Ansprechpartner.
Copyright des Fotos: BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH, Berlin
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