Die Implementierung einer Software, die alle Arbeitsbereiche abdeckt - das war das Ziel des Versorgungswerks der Steuerberater und Steuerbevollmächtigten in Sachsen. Ergebnis der Anbieterauswahl: Das Versorgungswerk setzt heute auf unitop der GOB Software & Systeme und profitiert dadurch von beschleunigten und damit kosteneffizienten Prozessen - nicht zuletzt dank der vollintegrierten und testierten Finanzbuchhaltung.
Das Versorgungswerk der Steuerberater und Steuerbevollmächtigten in Sachsen (StBV Sachsen) betreut rund 1.200 Mitglieder - dazu gehören sowohl aktive Beitragszahler als auch Rentner. Kernaufgaben sind die Alterssicherung der Mitglieder, der Schutz bei Berufsunfähigkeit sowie die Versorgung von Hinterbliebenen.
Attraktive Folgekosten
In der Vergangenheit hatte das StBV Sachsen zwei Systeme im Einsatz - die Mitgliederverwaltung von CuRA und die Finanzbuchhaltung von Datev. "Mit dieser Lösungskombination arbeiteten wir gut neun Jahre - jetzt war es für uns an der Zeit, über Alternativen nachzudenken, auch weil wir Gefahr liefen, den technologischen Anschluss zu verpassen", erklärt Thorsten Westphalen, Geschäftsführer des StBV Sachsen, die Beweggründe für den Systemwechsel. Ziel war es, eine Software zu implementieren, die alle benötigten Funktionalitäten in nur einer Lösung vereint.
Nach einem Vergleich von insgesamt drei Anbietern entschied sich das StBV Sachsen für eine Zusammenarbeit mit der GOB. "Aus unserer Sicht ist unitop derzeit eines der modernsten Systeme für Versorgungswerke am Markt", erklärt Westphalen die Auswahl. Die auf Microsoft Dynamics NAV basierende Branchenlösung integriert alle für das Versorgungswerk relevanten Funktionalitäten in nur einer Anwendung - von der Mitglieder- und Rentenverwaltung über die Simulation und Archivierung bis hin zum Office-Paket und zur Finanzbuchhaltung. Damit gehören zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Datentransfers, wie z.B. die monatliche Übertragung in die Finanzbuchhaltung, der Vergangenheit an. Darüber hinaus profitiert das Versorgungswerk von umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. Statistiken für den Wirtschaftsprüfer oder die Versicherungsmathematik können auf Knopfdruck erstellt werden. Vorher wurde dazu Access genutzt. Ein weiterer zentraler Vorteil von unitop: Die Folgekosten der Lösung sind für das StBV Sachsen deutlich niedriger als bei den Wettbewerbern.
Grünes Licht vom Wirtschaftsprüfer
Eine Besonderheit bei diesem Projekt: Der Wirtschaftsprüfer des StBV Sachsen war von Anfang an in die Systemauswahl involviert. Einen Fokus legte dieser unter anderem auf die Zertifizierung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) sowie die Testierung der Finanzbuchhaltung. "Unser Wirtschaftsprüfer hatte bei dem Versorgungswerk der Rechtsanwälte im Freistaat Sachsen bereits ein vergleichbares von der GOB durchgeführtes Implementierungsprojekt begleitet und gab daher sofort grünes Licht für eine Zusammenarbeit", erläutert Westphalen. Das erfolgreiche Referenzprojekt bei dem Rechtsanwaltsversorgungswerk bot dem StBV Sachsen darüber hinaus die Möglichkeit, sich vom Know-how der GOB bei solchen Systemwechseln zu überzeugen - so z.B. in Bezug auf den Transfer der bestehenden Daten. "Die sichere Datenübernahme aus den Altsystemen stellen wir durch entsprechende Werkzeuge der Konvertierung sicher - so ist ein nahtloser Übergang gewährleistet", erläutert Murat Gökyar, Verantwortlicher für Versorgungswerke bei der GOB.
Service, der überzeugt
Neben technischen Aspekten spielte für das Versorgungswerk bei der Anbieterauswahl auch das Servicepaket eine große Rolle. "Wir haben keine eigene IT-Abteilung, deshalb ist ein guter Support für uns unabdingbar", präzisiert Westphalen. Diesen gewährleistet die GOB durch eine umfangreiche persönliche Betreuung, aber auch durch ihr Serviceportal, das schon im Rahmen der Schulung für eine schnelle Abstimmung sorgte. "Rückfragen wurden auf diesem Weg sehr schnell beantwortet, wobei man sagen muss, dass die Einarbeitung aufgrund der an Microsoft Office angelehnten Oberfläche überraschend einfach war", so Westphalen. Darüber hinaus stellt das Thema Planungssicherheit für das StBV Sachsen einen entscheidenden Aspekt dar. "Unser Anspruch ist es, möglichst lange und zuverlässig mit der Lösung zu arbeiten, und da bietet uns unitop eine optimale Ausgangslage", erklärt Westphalen. Microsoft Dynamics NAV stellt als eine der weltweit führenden Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen und Organisationen ein absolut zukunftssicheres System dar. So garantiert Microsoft für die Softwarelösung die Weiterentwicklung und den Support im Rahmen des "Extended Support" für zehn Jahre.
Ständige Weiterentwicklung
Stillstand ist Rückschritt - deshalb entwickelt die GOB ihre Software unitop fortlaufend entsprechend den speziellen Bedürfnissen von Versorgungswerken weiter. So benötigen diese im Zuge des Arbeitgebermeldeverfahrens z.B. eine Lösung zur Abholung der Meldungsdateien bei der DASBV. Dazu Gökyar: "unitop initiiert den Abholungsvorgang und identifiziert das Versorgungswerk gegenüber der DASBV. Vorhandene Dateien werden heruntergeladen, entschlüsselt, abgespeichert und der Empfang gegenüber der DASBV quittiert."
Der Software- und Systemintegrator GOB wurde 1965 gegründet und beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeiter. Seit 1997 ist die GOB Navision Partner und bietet umfassende Branchenlösungen für mittelständisch strukturierte Unternehmen und Organisationen, die auf Microsoft Dynamics NAV basieren. Über 500 Kunden mit Handels-, Fertigungs- und Logistikschwerpunkt, Unternehmen der Stahlwirtschaft sowie gemeinnützige und nichtgemeinnützige Organisationen profitieren von dem vollintegrierten GOB Lösungskonzept unitop.
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