80 Prozent der Arbeitnehmer werden mobile „E-Worker“ - Forscher und Unternehmen konzipieren Arbeitsplatz der Zukunft
Von Gunnar Sohn
Augsburg/Stuttgart/Düsseldorf, pte - Forscher des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation http://www.iao.fraunhofer.de beschäftigen sich im Rahmen des Projektes „Office 21" mit den Arbeitsabläufen und dem Arbeitsplatz des 21. Jahrhunderts. „Bis 2020 werden 80 Prozent der deutschen Arbeitnehmer mobile E-Worker sein", meint Projektleiter Uwe-Ernst Haner. „Was diese Menschen brauchen, ist geeignetes Equipment, um effizient arbeiten zu können. Dadurch steigt schließlich auch die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter." Mit dem „Office 21 Showcase" setzten die Wissenschaftler ihre Vorstellung von einem modernen Arbeitsplatz um. Der Arbeitsplatz ist in ein Bürosystem eingebunden, in dem die Ressourcen je nach Bedarf verteilt werden. Der Mitarbeiter meldet sich mittels RFID-Karte oder PIN-Code am Platz an und kann ihn so für die gewünschte Zeit reservieren. Er findet seine bevorzugten Einstellungen sowohl am Computer wie auch am Telefon vor. Dabei werden zwei Probleme gelöst, erläutert Haner: „Erstens findet der Angestellte, wenn er einen Büroplatz benötigt, immer die besten Voraussetzungen und eine gute Infrastruktur vor. Zweitens wird das Büro auch entsprechend den Erfordernissen ausgelastet." Im Optimalfall gebe es weder Leerlaufzeiten, unbesetzte Arbeitsplätze noch Hardware, die nicht genutzt wird.
Zentrales Element des „Office 21"-Arbeitsplatzes sind ein drehbarer Tisch und drei Monitore. Der Tisch dient entweder als Arbeitsfläche für eine Person oder er wird gedreht und somit für ein Team-Meeting Platz geschaffen. "In unseren Studien haben wir herausgefunden, dass die meisten Treffen mit zwei bis vier Teilnehmern ablaufen. Daher haben wir unseren Arbeitsplatz dahingehend optimiert", führt Haner aus. Zur Visualisierung der Arbeit dienen die drei Monitore. „Ein Monitor allein bietet sehr wenig Platz, daher haben wir uns entschieden, drei Displays nebeneinander in unseren Arbeitplatz zu integrieren. Somit kann auf einem Schirm der E-Mail-Posteingang angezeigt werden, auf dem zweiten bleibt man mit Arbeitskollegen via Webkonferenz verbunden und auf dem dritten laufen die Programme, mit denen gerade gearbeitet wird."
Im Teamwork-Modus können zusätzliche Notebooks einfach an das System angeschlossen werden. Ein Bildschirm wird dann dem tragbaren Computer zugeordnet, wodurch jeder Meetingteilnehmer einen direkten Blick auf den Bildschirm hat. „Mit Windows Vista und seinen integrierten Teamarbeit-Funktionen können auch Dateien auf einfache Weise zwischen den Computern getauscht werden", erläutert Haner.
Im Rahmen der Untersuchungen zum Projekt „Office 21" ergründeten die Wissenschaftler auch Faktoren zur effizienten Gestaltung des Arbeitsprozesses von mobilen Mitarbeitern. Einen bestimmenden Faktor habe dabei die IT-Qualität, die direkt auf die Arbeitsleistung wirkt, jedoch auch nur wenn Mitarbeiter damit korrekt umgehen können, meinen die Studienautoren. „Es reicht drei bis vier Prozent der Personalkosten in die IT umzuleiten, damit hochwertige Hardware anzuschaffen und seine Mitarbeiter zu trainieren. Die Arbeitsleistung kann dadurch deutlich verbessert werden", so Haner.
Die Umsetzung von mobilen Unternehmenslösungen steht nach einem Bericht des Handelsblattes in Deutschland allerdings noch am Anfang. Laut IDC setzen erst 17 Prozent der Firmen mobile Lösungen ein, fast 80 Prozent haben sich mit dem Thema noch gar nicht beschäftigt. Dabei könnten sie auch Kosten senken. „Mobilität ist mehr als das Ausstaffieren der Beschäftigten mit Smartphone und Laptop. Ein erster Schritt kann der Umstieg auf eine IP-basierte Telefonanlage sein. Damit wachsen Mobil- und Festnetztelefon zusammen“, schreibt das Handelsblatt. Bei der One-Phone-Lösung von Ericsson http://www.ericsson.com/de beispielsweise seien die Mitarbeiter überall unter einer Nummer verfügbar. "Sie telefonieren dann entweder mit ihrem Mobiltelefon oder über Softphone, eine auf dem PC installierte Telefonsoftware", erläutert Ralf Sürtenich, Sales Development Manager für Geschäftskunden bei Ericsson.
Der Server biete nicht nur ortsunabhängige Erreichbarkeit, sondern ermöglicht zahlreiche Zusatzfunktionen - beispielsweise ein Presence Management, das Kalenderfunktionen in die Telefonanlage integriert. Damit sei für jeden sichtbar, ob ein Kollege gerade in einer Besprechung ist oder im Flugzeug sitzt - man brauche nicht vergeblich anzurufen. „Das spart Arbeitszeit und Telefonkosten", so Sürtenich. Zudem laufen alle Nachrichten - SMS, Sprache, E-Mail - in einem System zusammen. Ein weiterer Vorteil der serverbasierten Telefonie: „Sie überträgt Sprachnachrichten wie eine MP3-Datei aufs Handy", so Sürtenich. Diese lasse sich auch abhören, wenn man nicht online ist: etwa im Flugzeug.
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