Was denken Entscheider über Outsourcing-Projekte wie z.B. die Auslagerung von Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen? Genau diese Fragestellung untersuchte die Studie des Buchhaltungsdienstleisters MWS-Buchhaltungsservice, Tutzing.
Im Fokus der Studie standen u. a. folgende Fragestellungen: Welche konkreten Bereiche und Leistungen umfasst das Outsourcing? Was sind die Gründe bzw. Ziele für das Auslagerungsprojekt? Nach welchen Kriterien wurde der Outsourcing-Partner ausgewählt? Wie bewerten die Outsourcing erfahrenen Studienteilnehmer den Erfolg des Projekts? Und last, but not least: Wie wird die zukünftige Entwicklung von Outsourcing-Buchhaltungsprojekten eingeschätzt?
Teilnehmeranalyse
Grundlage der Studie bilden die Ergebnisse einer Online-Befragung unter 99 Fach- und Führungskräften aus der allen Bereichen der Wirtschaft. Knapp die Hälfte aller Teilnehmer stammt aus dem Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, jeweils 25 Prozent aus den Bereichen Controlling und Accounting. Bei den Studienteilnehmern handelt es sich vorwiegend um Einkaufsleiter (39 Prozent), Projektleiter (13 Prozent) sowie Geschäftsführer (9 Prozent) kleinerer und größerer mittelständischer Unternehmen. Gut 40 Prozent der Befragten sind für Firmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern tätig, jeder Fünfte arbeitet in einem kleineren Betrieb. 16 Prozent tragen in einer Firma mit 250 bis 1.000 Mitarbeitern Verantwortung, rund jeder zehnte Teilnehmer arbeitet für ein größeres Unternehmen. Etwas weniger als ein Viertel aller Befragten hatte zum Zeitpunkt der Online-Umfrage bereits Erfahrung mit der Auslagerung von Buchhaltungsleistungen gesammelt, die anderen Dreiviertel hatten noch kein Outsourcing umgesetzt. Von den Unternehmen, die bisher noch keine Auslagerung durchgeführt haben, planen 17 Prozent, ein Outsourcing-Projekt kurzfristig umzusetzen; 67 Prozent wollen mittelfristig Buchhaltungsaufgaben auslagern.
Ausgelagerte Bereiche und Leistungen
Besonders häufig wurden bei den Outsourcing-erfahrenen Unternehmen die Leistungen Rechnungswesen & Finanzen, Personal & Gehalt sowie Auftrag & Verwaltung ausgelagert. "Diese Bereiche sind extrem kapital- und personalintensiv. Das Outsourcing ermöglicht es den Unternehmen, die freigesetzten Kapazitäten für ihre Kerntätigkeiten zu nutzen", erläutert Monika Walther, Geschäftsführerin bei MWS-Buchhaltungsservice. "Grundsätzlich gilt das übrigens auch für alle anderen Arbeitsleistungen, die nicht zur Kernkompetenz des auslagernden Unternehmens zählen."
Gründe für die Auslagerung von Leistungen
Die Argumente für ein Outsourcing von Buchhaltungsleistungen sind vielfältig. Besonders häufig wurden folgende Ziele angegeben: Gewinnung zusätzlicher Platzkapazitäten (53 Prozent), Vermeidung von Investitionen (47 Prozent), Konzentration auf Kernkompetenzen, Nutzung externen Know-hows (jeweils 39 Prozent) sowie erhöhte Flexibilität (33 Prozent). Jeder Fünfte erhoffte sich darüber hinaus eine Reduzierung der bisherigen Prozesskomplexität, einen verbesserten Service und verminderte Personalkosten. Weitere Gründe für ein Outsourcing waren die Variabilisierung von Fixkosten, die Liquiditätserhöhung und eine Verlagerung von Risiken auf den Dienstleister. Knapp ein Drittel der Outsourcing-unerfahrenen Unternehmen verspricht sich einen verbesserten Service sowie verminderte Personalkosten durch die Auslagerung. Außerdem rechnen sie mit Platzeinsparungen und einer höheren Flexibilität (je 22 Prozent).
Kriterien für die Auswahl des Outsourcing-Partners
Als Kriterien für die Auswahl ihres Outsourcing-Partners nannten die erfahrenen Studienteilnehmer besonders häufig folgende Aspekte: Fachkompetenz (73 Prozent), Erfahrung/vergleichbare Referenzprojekte (53 Prozent), kurze Reaktionzeiten und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis (je 47 Prozent). Weitere relevante Kriterien waren u. a. eine exakte Kostenkalkulation, gute Erfahrungen durch vorherige Zusammenarbeit (je 41 Prozent), Unternehmensgröße sowie die räumliche Nähe (jeweils 34 Prozent) (Bild 2). Die Outsourcing-unerfahrenen Studienteilnehmer nannten ähnliche Entscheidungsmerkmale für die Dienstleisterauswahl. Auffällig ist bei diesem Ergebnis vor allem, dass in beiden Befragungsgruppen die Kriterien Fachkompetenz und Erfahrung viel häufiger genannt wurden als das Preis-Leistungs-Verhältnis. "Natürlich spielen wirtschaftliche Aspekte bei Outsourcing-Projekten immer eine wichtige Rolle. Allerdings zeigt unsere jahrelange Erfahrung in diesem Bereich, dass viele Unternehmen vermehrt strategische oder qualitative Motive für die Auslagerungen haben", erklärt Monika Walther.
Erfolg des Outsourcings
Zum Erfolg ihrer Auslagerung befragt, vergab die Mehrheit der erfahrenen Unternehmen positive Bewertungen: Knapp 70 Prozent bezeichneten die Leistungen als gut bzw. sehr gut. 80 Prozent vergaben diese Bewertung auch für das Preis-Leistungs-Verhältnis, bei der Buchhaltungsqualität taten das sogar 90 Prozent der Befragten. Bei der Einschätzung der Prozessoptimierung vergaben 80 Prozent der Befragten das Urteil "gut" oder "sehr gut". Als messbaren wirtschaftlichen Effekt nannten viele die Vermeidung zusätzlicher Investitionen (40 Prozent) sowie einen reduzierten Personalaufwand (33 Prozent) und allgemeine Kostensenkungen (27 Prozent). In qualitativer Hinsicht stellte sich ein messbarer Erfolg vor allem in einer verbesserten Verfügbarkeit (33 Prozent), einer erhöhten Fexibilität (27 Prozent) und reduzierten Durchlaufzeiten (27 Prozent) ein. So überrascht es nicht, dass gut 70 Prozent dieser Unternehmen ihre Outsourcing-Entscheidung heute in gleicher Form wieder treffen würden. Die Unternehmen, die sich heute anders entschieden hätten, nannten folgende Schwierigkeiten: schlechte Zeitplanung, qualitativ minderwertige Bearbeitung (in den Bereichen Buchen, Kontieren, Ablage), schlechte Personal und Aktenverfügbarkeit, zusätzlicher Verwaltungsaufwand sowie unerwartete Mehrkosten. Alle Unternehmen, die mit ihrem Outsourcing-Projekt partiell oder grundsätzlich unzufrieden waren, gaben einen unerfahrenen Outsourcing-Partner als Begründung an.
Zukünftige Trends
Zum Ende der Befragung sollten die Studienteilnehmer einschätzen, welche Rolle die Fremdvergabe von Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen zukünftig spielen wird - insbesondere vor dem Hintergrund ihrer Erfahrungen mit der Finanz- und Wirtschaftskrise 2008/2009. 45 Prozent der Studienteilnehmer vermuteten, dass der Trend zum Outsourcing zunehmen wird. Jeder Zweite nahm an, dass der Trend auf dem gleichen Niveau bleiben wird. Lediglich 3 Prozent erwarteten einen Rückgang von Outsourcing-Projekten. Dementsprechend gab ein Großteil der Befragten mit Outsourcing-Erfahrung an, weitere Bereiche zukünftig auslagern zu wollen. Weitere Informationen sowie ein Management Summary mit den detaillierten Studienergebnissen erhalten Interessenten unter mws-buchhaltungsservice@gmx.de
In Zusammenarbeit mit einem Steuerberater-Pool und assoziierten Partnern des Partnernetzwerks unterstützt der
MWS-Buchhaltungsservice Kunden und Mandanten bei allen Aufgaben des Rechnungswesens, Jahresabschluss, Bilanz, Einkommenssteuererklärung, Lohnsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärung im Bereich von klassischem, temporärem, online und mobilem Buchhaltungsservice im Rahmen des § 6 Abs.4 StBerG.
Weitere Informationen unter http://www.mws-buchhaltungsservice.de
MWS-Buchhaltungsservice, mit Sitz in Tutzing, ist der Spezialist für externe Finanzbuchhaltung und bietet intelligente Outsourcing- und Supportlösungen buchhalterischer Geschäftsprozesse mit Schwerpunkten Rechnungswesen & Finanzen, Personal & Gehalt sowie Auftrag & Verwaltung.
Effizientes Outsourcing der Lohn-, Gehalt- und Finanzbuchhaltung ist Ihre wegweisende Option für korrekte, sichere, kostengünstigere und termingenaue Abrechnungen rund um Lohn, Gehalt und Steuern.
Sie haben die Wahl
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