Für den größten Teil aller Aussteller auf deutschen Messen, Kongressen und Tagungen ist es normal, für die Dauer der Veranstaltung, einen Messestand zu mieten. Dabei stehen die Mietkosten häufig im Mittelpunkt der Überlegungen.
Aussteller mieten überwiegend ihren Messestand. Eine Einschätzung der Aufwendungen, die auf Seiten der beauftragten Messebauer entstehen, findet dabei nur selten Berücksichtigung. Dieser Artikel soll helfen, die Preis - Leistungsstruktur verständlich zu machen und zukünftig die Budgets für den Messtand, schon in der Planung der Aussteller, angemessen festzulegen. Und vielleicht wird der eine oder andere Messebauer, falls er diese Mitteilung liest, auch dazu angeregt, seine, teils wahnwitzigen Angebote zu überdenken.
Lange bevor ein Messestand in die Planung geht, sind für ihn bereits Kosten für Werbung, Personal, Software und Raumkosten zu Buche geschlagen. Befindet sich eine Kundenanfrage in der Bearbeitung, geht es erst richtig los, mit den Kosten, die so mancher Aussteller nicht sehen kann.
Einen Messestand mit einem CAD - Zeichenprogramm zu entwerfen, was Heute selbstverständlich ist, kostet mindestens eine Arbeitsstunde. Und dabei sprechen wir gerade einmal über einen Ausstellungsstand mit einer Grundfläche von rund 20 Quadratmetern, in Systembauweise, versteht sich. Messestände, die konventionell gefertigt und vorher entworfen werden, benötigen einen Zeichenaufwand von 1,5 Stunden je 20 Quadratmeter Ausstellungsfläche. So kommen schnell bis zu 1.000,- EUR Zeichnungskosten zusammen, wenn wir von 100 qm zu bebauender Standfläche ausgehen. Hoffen wir nun, dass der Aussteller den Auftrag erteilt. Eine berechtigte Hoffnung besteht nicht immer, denn es gibt, leider noch, unfaire Aussteller, die bei mehr als drei Messebauern anfragen. Hiermit wird unserer Volkswirtschaft großer Schaden zugeführt, denn die unnötigen Planungskosten, die bei den Messebaufirmen anfallen, müssen auf zukünftige Aufträge umgelegt werden.
Nun fallen Arbeitszeit und Investitionen für den Einkauf der verschiedenen Materialien an. Fangen wir beim Bodenbelag an, der nur sehr selten mehr als einmal zum Einsatz kommen kann. Bodenbelag, der also keineswegs mal eben aus dem eigenen Lager kommen wird.- Was übrigens auch nicht kostenfrei passieren würde. Aber dazu kommen wir später noch.
Der Wandverlauf des Messestandes ist ein wesentlicher Faktor in jeder Kalkulation. Zwar können die Aluminiumprofile, sofern sie zum Einsatz kommen, sehr häufig verwendet werden, doch deren Anschaffung, Lagerung, Pflege und die Ersatzteilbeschaffung wollen auch bezahlt sein. Die Holzwände, egal ob als Zwischenwände in den Aluminiumprofilen oder als vollständige Holzkonstruktion, müssen nach jeder Vermietung entsorgt werden. Ausnahmen bestätigen lediglich die Regel. So sollten Sie hier von Mindestkosten, auf Seiten der Messebauer, von 20,- EUR je lfd. Meter ausgehen. Bei reinen Holzwandkonstruktionen schlagen Selbstkosten von bis zu 200,- EUR je Quadratmeter Messebau zu Buche. Die große Zahl unterschiedlicher Farben, Designs und Ausführungen lassen diesbezüglich keine genauere Festlegung zu. Das gilt selbstverständlich auch, wenn Aussteller einen
Messestand mieten (http://www.messebau-alpha.de/messestand-mieten.html)
Türen in Küche, Lager und Besprechungsräumen müssen gekauft, gepflegt, gelagert und transportiert werden. Das Selbe gilt für die Ausstattung mit Vitrinen, Möbeln und technischen Geräten. Die Beleuchtungskörper benötigen eine regelmäßige Überprüfung auf Sicherheit und Funktionalität. Der Nachkauf von Leuchtmitteln ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Für all diese Aufgaben fallen Personal -und Raumkosten, sowie ständig steigende Transportkosten an.
Sie werden es bemerkt haben, wir befinden uns noch immer in der Planung eines Messestandes, vom Aufbau und Abbau kann noch keine Rede sein.
Zunächst erfolgt, am Schreibtisch, eine exakte Auszählung der benötigten Materialien und Werkzeuge. Auch die Termin- Transport- und Personalplanung ist Sache eines Projektleiters, der überwiegend an einem Büroarbeitsplatz zu finden ist.
Für die Messegrafik werden meist Druckereien im Einsatz sein, die an den Messebauer fakturieren, oft per Vorkasse übrigens.
Wann fährt der LKW denn nun endlich zum Messegelände, werden Sie sich vielleicht fragen. Na gut, lassen wir den LKW beladen. Klar, auch das sind Personalkosten die in die Rechnung eingehen müssen. Und wer schon einmal einen LKW sachgerecht beladen hat, der weiß, wovon wir hier sprechen.
Neben den bekannten Fahrzeugkosten fallen nicht selten Mautgebühren an. Und der Fahrer und sein Beifahrer wollen selbstverständlich ihre Familien ernähren können.
An der Messehalle angekommen, ist das Fahrzeug zu entladen, das Material in die Halle zu bugsieren und endlich kann mit dem Aufbau begonnen werden. Schnell muss das Fahrzeug das Messegelände wieder verlassen, sonst ist auch noch die Kaution von meist 100,- EUR verloren. Die wird nämlich von den Messegesellschaften verlangt, damit es keine Dauerparker auf dem Messegelände gibt. Dass dabei Kosten für den Fahrer anfallen, der später beim Aufbau in der Messehalle gebraucht wird und darum zurückkommen muss, ist sicher allen klar.
Der Aufbau eines kleinen Messestandes erfordert mindestens 2 Monteure. Für größere Messestände sind auch die kurzen Aufbauzeiten, festgelegt durch den Veranstalter, dafür verantwortlich, dass viele Hände zum Einsatz kommen müssen. Doch damit noch nicht genug, schließlich muss der Messestand nach der Messe auch wieder abgebaut und das Material ins Lager gebracht werden. Eine Zählung und Kontrolle des Messebaumaterials, der Möbel und Beleuchtungskörper, ausgeführt von Lagerpersonal, zeigt Beschädigungen und Verluste durch Diebstahl auf, bevor in der Buchhaltung der Messebaufirma endlich die oft viel zu kleine Rechnung geschrieben werden kann.
Die ALPHA Beratungsgesellschaft mbH ist auf die Beratung von Ausstellern und Messeveranstaltern konzentriert.
Neben der Beratungsleistung wird Messestanddesign und Messebau angeboten.
Eine Internetseite als Messebautreff für Aussteller und Messedienstleister, mit Forum , ein Shop für Messestände zur Miete sowie ein Shop für Messeteppich bilden die passende Ergänzung zum Unternehmenskern.
Das Unternehmen ist in Meerbusch bei Düsseldorf ansässig.
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