Umgang mit Dokumenten umständlicher als nötig laut Umfrage "Scannen oder Rennen?"
Wetzlar, 08. November 2011 - Der Umgang mit Dokumenten in deutschen Unternehmen ist umständlicher als nötig, ergab eine aktuelle Anwender-Umfrage der Notable Solutions, Inc. (NSi) über die Praxis in der Erfassung von Papierbelegen.
Zwar stehen moderne Multifunktionsgeräte (MFPs) heute in fast allen Büros, aber ihr Leistungsumfang wird nicht annähernd ausgeschöpft: So lautet ein Ergebnis der Studie "Scannen oder Rennen?", die der Softwarehersteller NSi kürzlich durchführte.
Denn obwohl über 90 % der Befragten am MFP täglich wichtige Dokumente scannen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Protokolle, nutzt nur ein Drittel deren intelligenten Features für Erfassung und Workflow. Mit der Konsequenz, dass die Aufbereitung und Weiterleitung von Daten umständlicher verläuft als nötig.
Bis zu 80 Minuten pro Tag verbringen die meisten mit Digitalisieren. Sie schicken sich z.B. ein gescanntes Image an den eigenen Arbeitsplatz und führen alle weiteren Schritte zur Bearbeitung und Ablage manuell aus anstatt wiederkehrende Abläufe zu rationalisieren.
"Das sind verschenkte Ressourcen, die man effektiver nutzen kann", meint Enno Lückel, Geschäftsführer der deutschen Vertriebstochter NSi Europe GmbH aus Wetzlar. NSi gehört zu den führenden Anbietern von Lösungen für die Erfassung von Informationen und deren automatisierter Verarbeitung über Workflows.
Funktion wie eine App aktivierbar
Dass sich Mitarbeiter das Büroleben unnötig schwer machen, hängt weniger an fehlender Technologie oder komplizierter Bedienung: Denn klassische Aufgaben wie OCR-Erfassung, Indexieren, Konvertierung und Datenübergabe lassen sich ähnlich wie eine App über aktivierbare Icons direkt am MFP-Display anstoßen und laufen dann automatisiert im Hintergrund ab.
Stattdessen haben Zweidrittel der Unternehmen solche Prozesse bislang schlicht und ergreifend nicht umgesetzt. "Das hat uns sehr überrascht, denn Workflows kann man definieren, ohne den Handlungsspielraum eines Mitarbeiters einzuengen. Und spezielle Kenntnisse braucht man auch nicht", meint Enno Lückel.
"Da sind wir als Software-Hersteller solcher Funktionen aber auch der Fachhandel gefragt, die Anwender auf das bislang ungenutzte Potenzial ihrer MFPs hinzuweisen."
Kostenloser Download
Für die Studie wurden sechsundsiebzig Wissensarbeiter befragt, die im klassischen deutschen Mittelstand (53%) und gehobenen Mittelstand (21 %) sowie in Groß- und Kleinunternehmen (jeweils 13%) beschäftigt sind. Die detaillierten Ergebnisse der Studie können kostenlos runtergeladen werden unter: http://goo.gl/8IilC
Über NSi
Notable Solutions Inc., kurz NSi, gehört zu den führenden Anbietern von Software, um Informationen aus digitalen oder physischen Dokumenten effizienter erfassen und verarbeiten zu können. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Rockville, Maryland/USA entwickelt seit 1995 hersteller- und systemunabhängige Lösungen, mit denen sich Multifunktionsgeräte (MFP: Drucken, Scannen, Kopieren, Faxen) aller führenden Hersteller besser in abteilungsspezifische Arbeitsabläufe integrieren lassen.
Heute sind über 100 Mitarbeiter am Stammsitz und in neun weltweiten Vertriebsniederlassungen beschäftigt. Rund um den Globus nutzen mehr als 8.000 Kunden die Produkte von NSi und halten etwa 30.000 Server-Lizenzen für rund 250.000 angeschlossene Multifunktionsgeräte (MFP) und Netzwerkscanner als Eingabemedien (Stand: 10/11).
Die NSi Europe GmbH in Wetzlar betreut die Regionen Europa, Mittlerer Osten und Afrika. Deutschland ist der zweitgrößte Markt nach den USA und verzeichnet ein kontinuierliches Wachstum.
Weitere Informationen: www.nsiautostore.com
Portfolio
Das Flaggschiffprodukt AutoStore übernimmt die automatisierte Erfassung von Papier und Dateien, die zentrale Verarbeitung und sichere Übergabe von Dokumenten zum gewünschten Empfänger oder Zielsystem. Die Vorteile der intuitiv zu bedienenden Anwendung sind: weniger manueller Aufwand, schnellere Bearbeitung und präzise Ablage.
An Eingabemedien werden über 500 verschiedene Multifunktionsgeräte (MFP), Netzwerkscanner und Kopierer unterstützt - eine Bandbreite, die am Markt einmalig ist. Darunter befinden sich namhafte Hersteller wie Canon, Develop, Fujitsu, HP, Kodak, Kyocera, Konica Minolta, Lanier, Lexmark, Ricoh, Savin, Sharp und Xerox.
Die Auswahl möglicher Zielsysteme ist ebenso umfassend und reicht von Fax, E-Mail und FTP Servern über diverse Groupware und Collaboration Produkte bis hin zu 40 unterschiedlichen Systemen für Dokumenten-Management (DMS) und Enterprise-Content-Management (ECM).
NSi bietet zudem weitere Standard-Produkte an, die AutoStore effizient ergänzen und damit den Kundennutzen erhöhen.
NSi Europe GmbH
Mark Muschelknautz
Schützenstraße 4
35578 Wetzlar
+49(0)6441/67138-0
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