Externe Personalabteilung kann komplexe Aufgaben meistern
Remscheid - Das Auslagern von Verwaltungstätigkeiten ist ein Dauerbrenner. Kostensenkungen stehen dabei immer noch im Vordergrund: „Das ist der völlig falsche Ansatz“, meint Frank Fordt, Geschäftsführer der Beratungsfirma Personalia http://www.personalia-gmbh.de aus Remscheid, die sich auf Entgeltabrechnung, Administration und Restrukturierung spezialisiert hat. Vielmehr seien die mittlerweile sehr komplexen Anforderungen an die Unternehmen, sei es in der IT, der Logistik oder der internen Verwaltung der Grund, warum es sich lohnt, über Outsourcing nachzudenken. Und Geschäftsführer-Partner Martin Kewitsch ergänzt: „Keiner käme auf die Idee, bei einer GmbH die Steuererklärung selber zu machen, obwohl man theoretisch eigentlich nur das Testat vom Steuerberater braucht.“
Fakt sei, dass Unternehmen zunehmend von Regelungen stranguliert werden. „Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Einflussgrößen schrauben den Schwierigkeitsgrad für die Entgeltabrechnung derart hoch, dass die Spielwiese der Entgeltabrechnung mittlerweile sehr weiträumig, unübersichtlich und vor allem extrem risikobehaftet ist“, weiß Fordt. Ob Altersvorsorgemodelle, Langzeit- und Lebensarbeitszeitmodelle, Altersteilzeit, DEÜV-Meldewesen zur Sozialversicherung, Entgeltersatzleistungen nach § 23c SGB IV, Wartefrist zur Krankenversicherungsfreiheit oder Auskunfts- und Bescheinigungspflichten gegenüber dem Staat. „Die Möglichkeiten, Fehler zu machen sind mittlerweile zahlreich und können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Hinzu kommen sehr differenzierte und unterschiedliche Aufzeichnung-, Dokumentations-, Protokollierungs- und Archivierungspflichten sowie –fristen“, sagt Fordt.
Da Frank Fordt wie Martin Kewitsch sich mittlerweile umfangreiches Spezial-Know-how aufgebaut haben, bieten sie mit ihrer Personalia das Dienstleistungsspektrum einer „externen Personalabteilung" an. Bei ihrer letzten Station als Personalbereichs- und stellvertretender Personalleiter der Verlagsgruppe Handelsblatt hatten sie sich vor rund drei Jahren selbständig gemacht, indem sie die Personalabteilung des renommierten Düsseldorfer Verlagshauses ausgründeten und erfolgreich am Markt platzierten. Damit ist die Personalia ein Spin off der Verlagsgruppe Handelsblatt, die ebenfalls weiterhin Kunde ist. Mittlerweile dazu gekommen sind unter anderem der Deutsche Ärzte Verlag, der Deutsche Verkehrsverlag, der Spotlightverlag und die Zeit.
Das für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Administration unbedingt notwendige Know-How vorzuhalten und auf dem jeweils aktuellen Stand zu halten sei aufwändig. „Bei dem Dauerfeuer an Anpassungs-, Ergänzungs- und Änderungszwängen sind „normale“ Abrechnungsstellen überfordert, oftmals ohne es zu wissen“, erläutert Fordt. Und der staatliche verordnete „Schrittmacher“ halte bereits Verwaltungsszenarien für die nahe Zukunft bereit wie beispielsweise das neue Online-DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung, die Ausbaustufen des Elster-Lohn-Verfahrens für den Lohnabzug, das eStatistikverfahren, das anstehende ELENA-Bescheinigungswesen und die anvisierten gegenseitigen Datenübermittlungsverfahren zwischen Betrieben und Sozialversicherung.
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