Aktuelle Studie von TNS Emnid und Iron Mountain zeigt Nachholbedarf im Umgang mit der elektronischen Nachricht / 5 Tipps für ein effizientes E-Mail-Management
Neu-Isenburg bei Frankfurt, 05. Mai 2011 - Die Rolle der E-Mail hat sich gewandelt: Längst sind sie kein reines Kommunikationsinstrument mehr, sondern haben vielmehr geschäftsrelevante Bedeutung. Gleichzeitig nimmt das E-Mail-Aufkommen im Geschäftsalltag immer weiter zu. Diese Entwicklungen erfordern spezifische Regelungen für den Umgang mit der elektronischen Nachricht. Wie aber steht es damit bei Unternehmen tatsächlich? Dazu hat Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid Entscheider aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung befragt. Das Ergebnis der Studie*: Nur knapp 12 Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Dem gegenüber steht für Unternehmensverantwortliche die Herausforderung, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Deshalb stehen Unternehmen zunehmend in der Pflicht, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen.
Defizite bei Sicherheit und Archivierung
Der Bedarf für ein professionelles E-Mail-Management wächst zudem aufgrund der E-Mail-Menge. Bereits heute erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt. Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 Prozent der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Vielmehr stoßen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen. Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf beim E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).
5 Tipps für effizientes E-Mail-Management
Ein professionelles E-Mail-Management kann Unternehmen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Welche Funktionen dabei besonders wichtig sind, zeigt Iron Mountain anhand der folgenden 5 Tipps:
1. Automatische Archivierung - die E-Mail-Archivierung sollte nicht über PST-Dateien erfolgen. Denn diese lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Eine professionelle Lösung wie beispielsweise NearPoint speichert die Daten dagegen automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziell für die Archivierung implementierten unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen. Zusätzlicher Vorteil: Selbst aus dem Postfach gelöschte oder als "privat" gekennzeichnete E-Mails sind damit in der professionellen Archivierung gesichert. Gleichzeitig lassen sich bereits vorhandene PST-Archive auf Servern oder Laptops ebenfalls in das Archiv importieren und so langfristig ablösen.
2. Leistungsfähige Suchfunktion - die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolescher Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtige Voraussetzung dafür: Die Archivierungslösung muss alle aus den Log-Dateien extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte indexieren, bevor sie diese speichert.
3. Standortübergreifender Zugriff - Mitarbeiter wie Administratoren sollten von jedem Unternehmensstandort auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich zudem mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzt. Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden. Diese standortübergreifende Deduplizierung aller Exchange- und/oder SharePoint-Elemente spart Speicherkapazitäten und entlastet die Produktionsumgebung.
4. Granulares Aufbewahrungsmanagement - die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens sowie an veränderte gesetzliche Regelungen anpassen lassen. Dadurch können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren.
5. Umfassende Wiederherstellungsfunktionen - ein professionelles E-Mail-Management sollte Disaster Recovery integrieren. Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen. Einige Lösungen wie beispielsweise NearPoint ermöglichen dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick.
"E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente, die auch immer mehr in den Fokus gesetzlicher Regelungen rücken. Zusammen mit der ständig wachsenden E-Mail-Menge nimmt die Notwendigkeit in Unternehmen zu, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen", sagt Ralf Serafin, Sales Engineer DACH bei Iron Mountain. "Dabei muss die Lösung auch für künftige Anforderungen erweiterbar sein. Denn neben den heute weit verbreiteten Archivierungssystemen wie SharePoint oder FileSystem sollte das E-Mail-Management zukünftig auch Public- sowie Private-Cloud-Umgebungen unterstützen."
Iron Mountain startet Europatest
Wie geht Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern mit der E-Mail-Flut um? Das möchte Iron Mountain mit einem Europatest herausfinden. Interessierte können ab sofort unter www.ironmountain.de/email-management an der Umfrage teilnehmen.
Weitere Informationen zu Iron Mountain und dem Thema E-Mail-Management finden sich unter www.ironmountain.de/email-management
*TNS Emnid, Iron Mountain, Befragungszeitraum Januar 2011, Region DACH. Befragt wurden 200 Entscheider auf Geschäftsführungs- und Abteilungsleiterebene aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung.
Über Iron Mountain
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit mehr als 50 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab - von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 644.
www.ironmountain.de
Iron Mountain
Anke Mittelstädt
Martin-Behaim-Straße 4a
63263 Neu-Isenburg
+49 (0) 6102 882 88 0
Pressekontakt:
SCHWARTZ Public Relations
Angelika Dester
Sendlinger Straße 42A
80331 München
ad@schwartzpr.de
+49-(0)89-211871-31
http://www.schwartzpr.de
Online-Broker ActivTrades: Exklusive MQL5-Schulungen fuer Einsteiger
Pressemitteilung veröffentlicht am: 01.06.2012 17:52Uhr Frankfurt am Main / London. Juni 2012 Als einer der wenigen internationalen Broker, der die Trading-Plattform MetaTrader5 für den Live-Handel bereitstellt, biet...
SteelSeries und Major League Gaming stellen Sensei MLG Edition vor
Pressemitteilung veröffentlicht am: 01.06.2012 17:41Uhr Weltweit am besten individualisierbare und schnellste Maus für die Major League Gaming überzeugt mit hochwertigem Premiumsensor, 32-bit ARM-Prozessor und einem ...
Reifen Krieg GmbH stellt auf der Reifen-Messe 2012 aus
Pressemitteilung veröffentlicht am: 01.06.2012 17:27Uhr Der Reifenspezialist für PKW-Reifen und LKW-Reifen stellt auf der Internationalen Reifen-Messe 2012 Halle 2.0 Stand 314 seine Produktportfolio und Service vor.
...
Audi Chiptuning von Micro-Chiptuning laesst die vier Ringe gluehen
Pressemitteilung veröffentlicht am: 01.06.2012 17:19Uhr Bis zu 120 Nm mehr Drehmoment mit motorsicherem Chiptuning für Audi Fahrzeuge? Micro-Chiptuning Deutschland zeigt, welche Toleranzen die Ingolstädter Ingenieure...
5.000 Euro Kredit ohne Schufa - Kredit1a.de
Veröffentlicht am: 05.01.2012 08:38Uhr Wir von Bavaria Finanz Service können den Kreditkunden ab 01.01.2012 höhere Kreditsummen ohne Schufa anbieten.Diese Angebote finden Sie auf www.kredit1a.de. Un...
Video Bavaria Finanz auf Youtube
Veröffentlicht am: 01.03.2010 10:00Uhr Bavaria Finanz Service veröffentlicht das neue Video auf youtube. ...
Bavaria Finanz Service - Tv Spot - Werbefilm
Veröffentlicht am: 25.02.2010 19:18Uhr Bavaria Finanz Service veröffentlicht heute deren neuen TV Spot. Dieser Werbefilm wird demnächst auf allen Videoportalen, wie youtube etc. veröffentlicht werden...
Kredit Tipp Guenstige Umschuldung von KREDIT1a.de
Veröffentlicht am: 09.05.2007 08:26Uhr Sie haben bereits mehrere Kredite bei verschiedenen Banken laufen. Und auch zusätzlich noch vielleicht eine PKW Finanzierung. Der Überblick über die einzelnen R...
Kredit Tipp guenstige Kredite trotz negativer Schufa
Veröffentlicht am: 09.05.2007 08:32Uhr Sollte man Schufasorgen haben, so ist man bei Kredit1a.de am besten aufgehoben. Die Kreditplattform kredit1a.de bietet neben einer Vielzahl von Standarkrediten ...
Kredit bei negativer Schufa Auskunft
Veröffentlicht am: 20.12.2006 09:46Uhr Oftmals hat man als Kreditantragsteller das Problem, daß die Schufa negativ ist. Eine negative Schufa bedeutet eigentlich immer, daß ein Kreditantrag abgelehnt ...
