Die digitale Betriebsprüfung ist ein Verfahren der Finanzämter, um die Buchhaltung direkt in der EDV eines Unternehmens zu prüfen. Die gesetzlichen Grundlagen wurden hierfür in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelegt. Diese Grundsätze gelten seit dem 1.1.2002. Deshalb müssen Unternehmen ihre EDV so einrichten, dass Betriebsprüfer problemlos steuerrelevante Daten einsehen und auswerten können.
Der Betriebsprüfer hat drei Möglichkeiten auf das System zuzugreifen. Zum einen gibt es den Z1 Zugriff oder auch unmittelbarer Datenzugriff genannt. Dabei muss das Unternehmen dem Betriebsprüfer einen Arbeitsplatz sowie eine Einweisung in die EDV auf eigene Kosten gewährleisten. Es muss ebenfalls die Zugriffsrechte für den Prüfer bereitstellen. Hierbei gilt es zu beachten, dass dem Prüfer nur Leserechte zugeteilt werden. Das Unternehmen muss außerdem die steuerrelevanten Daten bereitstellen und für 10 Jahre aufbewahren. Diese Daten müssen immer abruffähig sein.
Im Z2-Zugriff oder auch mittelbarer Zugriff genannt, muss das Unternehmen ebenfalls Hard- und Software zur Verfügung stellen. Zudem muss der Prüfer eine Person zur Verfügung gestellt bekommen, die sich im EDV System auskennt. Dies gilt auch für ausgelagerte Buchhaltungen, wenn zum Beispiel ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer diese durchführt. Hier gelten dann die gleichen Voraussetzungen wie im Z1-Zugriff.
Der Z3- Zugriff oder auch Datenträgerüberlassung genannt, enthält die Voraussetzungen für eine Externe Prüfung, d.h. der Prüfer wertet die Daten im Finanzamt o.ä. aus. Dafür muss das Unternehmen dem Prüfer einen auf eigene Kosten erstellten Datenträger bereitstellen. Dieser Datenträger muss maschinell auswertbar sein, d.h. die Dateistruktur sowie Dateifelder etc. müssen vom Prüfer auswertbar sein.
Hierbei werden DVD"s und CD-ROM´s im ISO Standard akzeptiert, die Formatierung muss im MS-DOS oder FAT System erfolgen. Für Unternehmen ist es wichtig, ihre EDV an die Prüfsoftware IDEA des Finanzamtes anzupassen. Hierfür sollten entsprechende Schnittstellen oder Exportverzeichnisse erstellt werden. Um zu prüfen, ob die EDV dies gewährleistet, können Unternehmen die Software IDEA ebenfalls erwerben und auf ihre Anlagen anwenden. Zu den steuer-relevanten Daten gehören zum Beispiel die Anlagenbuchhaltung oder die Lohn- und Finanzbuchhaltung.
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